Bien choisir : Registres obligatoires Guide de l'IA
Rédigé par un modèle d'IA à partir de ses connaissances d'entraînement.
Ce que l'IA prend en compte pour choisir : Registres obligatoires
- Conformité au texte applicable
- Le registre doit prévoir toutes les mentions exigées par le texte qui l'impose (Code du travail, Code de commerce, Code pénal, réglementation ERP). Vérifiez que l'intitulé correspond exactement à votre obligation. Un registre générique ou mal adapté ne vaut pas preuve lors d'un contrôle de l'inspection du travail, de la commission de sécurité ou des forces de l'ordre.
- Pages numérotées et reliure fixe
- Le registre doit être relié, sans feuillets mobiles, avec des pages numérotées en continu. Pour les registres de société et le livre de police, il doit en plus être coté et paraphé par l'autorité compétente. La reliure et la numérotation empêchent le retrait ou l'ajout de pages, et la cotation conditionne la valeur probante du registre.
- Inscriptions indélébiles et chronologiques
- Écrivez à l'encre indélébile, dans l'ordre chronologique, sans blanc ni rature non approuvée. Les registres doivent être tenus dans l'ordre et sans altération possible. Prévoyez un modèle avec assez de lignes pour votre volume.
- Capacité adaptée à l'activité
- Estimez le nombre d'inscriptions sur plusieurs années, car un registre se conserve plusieurs années après la dernière inscription. Changer de registre en cours de route multiplie les volumes à archiver et à présenter.
- Option dématérialisée
- Plusieurs registres peuvent être tenus sous forme électronique, à condition de garantir l'intégrité et la datation des inscriptions. Pour le registre du personnel, le CSE doit être consulté au préalable. Une solution électronique conforme évite les registres papier dans les structures à fort volume.
Les marques qui comptent
- Elve : Marque française de référence pour les registres obligatoires, avec une gamme très complète (personnel, sécurité, sociétés, police). Voir Elve sur Amazon
- Exacompta : Grand papetier français qui propose aussi des registres administratifs et comptables. Voir Exacompta sur Amazon
À éviter
- Les cahiers ou classeurs à feuillets mobiles utilisés à la place d'un registre officiel
- Les modèles génériques qui ne reprennent pas les mentions légales de votre obligation
- Les registres de société ou les livres de police non cotés et paraphés avant la première inscription
Questions
Quels registres doivent être cotés et paraphés ?
Les registres des assemblées et des décisions de société doivent l'être, par le greffe, un juge ou le maire. Le livre de police doit l'être aussi, par le commissariat, la gendarmerie ou la mairie. Le registre unique du personnel n'a pas besoin de paraphe, mais il doit être tenu sans altération.